გაიგე, როგორ გამოიყენო საქაღალდეები და ტეგები დოკუმენტების ორგანიზებისა და მათზე წვდომის სამართავად
საქაღალდეები გეხმარება დოკუმენტების მოწესრიგებაში, ძიებაში და სხვა გუნდის წევრებთან კოლაბორაციაში.
საქაღალდეების ფუნქციონალი ხელმისაწვდომია ბიზნეს პრო და
ენტერპრაიზ პაკეტებში.
როგორ შევქმნა ახალი საქაღალდე?
- გადადი დოკუმენტების გვერდზე,
- საქაღალდეების სიის გვერდით დააჭირე + ღილაკს.
- შეიყვანე საქაღალდის სახელი,
- დაამატე მომხარებლები,
- აირჩიე მათთვის შესაბამისი უფლებები,
- დააჭირე შენახვას.
საქაღალდეზე დამატებული მომხმარებლებისთვის შეგიძლია განსაზღვრო შემდეგი 3 უფლებიდან ერთ-ერთი:
- დამატება - მომხმარებელს შეეძლება დაამატოს, ნახოს და მართოს მხოლოდ საკუთარი დოკუმენტები ამ საქაღალდის შიგნით. გუნდის სხვა წევრების მიერ შექმნილ დოკუმენტებზე ამ საქაღალდის შიგნით, მას წვდომა არ ექნება.
- სრული ხედვა - მომხმარებელს შეეძლება ნახოს საქაღალდეში არსებული ყველა დოკუმენტი, არ შეეძლება მათი დამატება და მართვა.
- მართვა - მომხმარებელს შეეძლება დაამატოს, ნახოს და მართოს საქაღალდე ან მასში არსებული ყველა დოკუმენტი.
დოკუმენტის საქაღალდეში მოთავსება შექმნის ეტაპზე
ახალი დოკუმენტის შექმნისას, ან შაბლონისა თუ ფორმის შენახვისას:
- აირჩიე მენიუდან სასურველი საქაღალდე,
- დოკუმენტი ავტომატურად მოთავსდება ამ საქაღალდეში.
გუნდისთვის საქაღალდის გაზიარებისთვის მათი საქაღალდეზე დამატება შექმნის დროს
არ არის აუცილებელი.
შენს გუნდში არსებულ მომხმარებლებს საქაღალდეზე წვდომა ექნებათ მათი ზოგადი უფლებების მიხედვით:
- ადმინისტრატორი – შეუძლია საქაღალდის და მის შიგნით დოკუმენტების შექმნა და წაშლა. შეუძლია შეცვალოს: სახელი, დაამატოს/წაშალოს მომხმარებლები.
- მენეჯერი – ხედავს ახლად შექმნილ საქაღალდეს, შეუძლება შექმნას და მართოს დოკუმენტები საქაღალდის შიგნით: შექმნას, წაშალოს, გადაიტანოს დოკუმენტები ერთი საქაღალდიდან მეორეში.
- ჩვეულებრივი მომხმარებელი – ვერ დაინახავს ახალ საქაღალდეებს და ვერც მათი დოკუმენტები მოხვდება ამ საქაღალდეში.
არსებული დოკუმენტის გადატანა საქაღალდეში
უფლების მქონე მომხმარებლებს, დოკუმენტების გადატანა შეუძლიათ ერთი საქაღალდიდან მეორეში, მათ შორის ძირითადი საქაღალდიდანაც:
- მონიშნე გადასატანი დოკუმენტები,
- დააჭირე საქაღალდის ღილაკს,
- აირჩიე სასურველი საქაღალდე დოკუმენტების გადასატანად.
დოკუმენტის გადატანა სხვა გუნდის საქაღალდეში
თუ გაქვს წვდომა ერთზე მეტ გუნდზე, შეგიძლია დოკუმენტი გადაიტანო სხვა გუნდის საქაღალდეში:
- მონიშნე გადასატანი დოკუმენტები
- დააჭირე გუნდის ღილაკს
- აირჩიე გუნდი და შემდგომ საქაღალდე შერჩეულ გუნდში,
- თუ გინდა, რომ დოკუმენტი დარჩეს ორივე გუნდში მონიშნე "ასლის შექმნა",
- დააჭირე ღილაკს - გადატანა
რა არის "ძირითადი საქაღალდე"?
ძირითადი საქაღალდე: ყველა გუნდს აქვს სტატიკური „ძირითადი“ საქაღალდე, სადაც გუნდის ყველა დოკუმენტი ავტომატურად ინახება. ამ საქაღალდეს ვერ წაშლი.